全校各单位：
现将《许昌陶瓷职业学院学生档案管理办法》印发给你们，请认真做好贯彻落实。
附件：许昌陶瓷职业学院学生档案管理办法
许昌陶瓷职业学院
2024年12月31日
附件
许昌陶瓷职业学院学生档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为适应新形势下高校学生档案工作要求，提高学生档案管理制度化、科学化水平，充分发挥学生档案在学生教育与管理服务工作中的作用，根据《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）、《河南省大中专毕业生档案管理办法》（教学〔2023〕45号）等有关规定，结合我校实际情况，制定本办法。
第二条 许昌陶瓷职业学院学生档案（以下简称学生档案）是学生在校期间形成的，反映学生政治思想、品德作风、学识水平等内容的原始材料，是学校在培养、教育学生过程中形成的第一手资料，也是用人单位选拔、聘用的重要参考依据。本办法所指学生为许昌陶瓷职业学院正式注册的全日制专科生。
第三条 学生档案管理是指对上述档案的收集、整理、立卷、归档和保管的过程。
第四条 学生档案管理应遵循档案管理的一般原则，即实行统一领导、严守秘密的原则。
第二章 机构与人员设置
第五条 学校设立档案工作委员会，由分管档案工作的校领导任主任，校档案室及有关部门的领导任副主任、委员。委员会在学校领导下，负责协调、统筹管理全校学生档案工作；宣传、贯彻党和国家关于档案工作的方针、政策和法规；制定档案工作发展规划、计划、总结；提出改进学校档案工作的意见和建议；统一协调解决学校档案工作的重大事宜。委员会办公室设在档案室。学校档案工作在业务上接受上级档案行政管理部门的指导、监督与检查。
第三章 管理机制和保障
第六条 学生档案管理要坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则，实行分级管理。学生处学籍管理科管理全校学生的档案工作，负责对全校学生档案工作进行指导，对各二级学院学生档案管理人员进行培训。
第七条 学生档案管理实行集中指导管理，学生档案由档案室统一保管。
第八条 各二级学院分管学生工作的副书记是本单位学生档案管理的第一责任人，各二级学院视学生数量配备若干专（兼）职学生档案管理员，负责本单位学生档案的收集、整理、保管、转递、移交等工作，并对学生档案的安全性、完整性和保密性负责。
第九条 学生档案管理人员要具备档案管理知识、熟悉业务流程、遵守工作纪律、尽忠职守，能够认真负责地做好学生档案材料的收集归档工作，切实提高学生档案管理水平和质量。
第十条 学生档案实体要放入专用档案柜中，加强防火、防盗、防水工作，预防丢失、损毁事故的发生。
第十一条 档案工作人员必须认真贯彻党和国家的路线、方针、政策，热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，应具备档案专业知识和一定的科学文化知识。
第十二条 档案工作人员职责：
1.贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，规划全校学生档案工作。
2.组织制订、实施本校关于学生档案工作的规章制度，指导本校学生档案材料的形成、积累、预立卷和立卷归档工作，并监督、指导、检查执行情况。
3.负责收集、整理、分类、统计、保管全校学生档案。
4.组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。
5.开展档案宣传工作和利用者教育活动，充分发挥档案的文化教育功能。
6.完成学校领导及上级业务主管部门交办的其他任务。
第四章 档案管理制度
第十三条 学校各单位必须按照国家有关规定，对应当归档的学生档案整理、立卷，按要求及时向档案室移交，任何部门或个人不得以任何借口拖延或拒绝归档，更不得据为己有。
第十四条 各学院应当对学生纸质档案材料和电子档案材料同步归档，做好归档前档案材料的收集整理工作。
第十五条 接收档案必须履行手续，填写移交清册，经档案工作人员验收后，方能办理交接手续。
第五章 收集和归档
第十六条 学生档案管理除应符合我校档案管理的总体要求外，还应符合以下要求：
1.真实性要求。学生档案原则上要求为正本、原稿，不得另行编写与修改。对于无法收集原件而只能收集复印件的重要学生档案，要求复印件上加盖原件单位公章，并经收集人员核实确认。
2.完整性要求。档案要求内容完整，要素齐全。
3.及时性要求。整个学生学习流程中形成的档案须按要求及时更新，按时归档。
第十七条 新生入学注册且资格审查完毕取得学籍后，由所在学院学生档案管理人员收集学生档案，没有纸质档案的学生，要查明缺失原因，同时告知学生本人及时将档案补齐。对生源地为电子档案的学生，联系相关招生部门，打印出纸质档案装入档案袋。
第十八条 新生档案收齐后，统一装入许昌陶瓷职业学院学生档案袋，在每份档案袋上标明姓名、学号、班级并按学号大小排序，登记造册，当年10月底前将许昌陶瓷职业学院学生档案清单报送档案室。
第十九条 学生在校期间形成的各类材料要做到及时入档，以便查阅使用。装入个人档案时要做到一查二看三对，尤其是各类需加盖印章的材料必须查验是否齐全，经检查确实无误后，将材料归入档案袋内。
第二十条 学生的毕业材料要在毕业后1个月内归入学生档案袋内，并填写学生档案清单，清单需加盖学院公章并由学生档案管理人员签字确认。
第二十一条 及时做好转专业、留级、休学、复学等学籍异动类学生档案的移交工作和外校转入学生档案的立档工作。
第二十二条 学生档案移交时，移交人员和接收人员必须当面清点查验移交档案，双方确定无误后，在学生档案移交确认表上签字确认。
第六章 归档范围
第二十三条 学生档案根据形成原因及流程阶段形成以下材料：
1.学生入校前学习的材料或工作期间单位人事部门的有关材料、高考报名登记表等。
2.入党（团）材料，加入民主党派材料。
3.在校期间奖励、表彰以及惩处决定。
4.学业材料：
录取通知书复印件、新生入学登记表、新生入学体检表、学籍管理登记表、身份证复印件、军训鉴定表、成绩单、学籍卡、高校毕业生登记表等。
5.学籍异动材料。
6.其他可供学校及社会考察、录用、培养人才时需参考的材料。
第七章 转递和查借阅
第二十四条 学生档案应通过邮政EMS转递，不得由学生本人自带（特殊情况除外）。各二级学院负责应届毕业生的档案转递；大学生就业服务指导中心负责2年择业期内留校毕业生档案转递；毕业生档案转递单的办理由大学生就业服务指导中心负责。
1.办理过档案转递单的毕业生可凭档案转递单转递；
2.用人单位凭介绍信及调档函可在履行相关手续后提取该单位已录用毕业生档案；
3.境内升学的毕业生，其档案转递至录取院校；
4.未能正常毕业（结业）的学生，学院根据学生生源地档案存放部门要求，将其档案转回其生源所在地档案管理部门；
5.转学学生档案凭转学审批文件转递。
第二十五条 因考察任用学生干部、新生复查、学籍变动、组织发展、推荐就业、起草奖惩文件、写亡故人员生平介绍等工作需要，可以查阅学生档案。学生档案保管部门要建立档案查借阅登记簿。
1.经过学生档案保管部门负责人批准后进行现场查阅资料的，须按规定登记，如需复印，经批准后由档案管理人员为其复印；
2.学生档案原则上不得外借，党员材料如因转正需要借出的，需要凭组织介绍信经档案保管部门负责人批准，方可借出。
3.学生档案在借用或查阅期间，查（借）阅人应保证档案的安全性和完整性。归还借出学生档案时，学生档案管理人员应确认归还的档案完整无误后予以登记确认。一经确认，档案管理人员须对归还后的档案真实性和完整性负责。
4.校外单位因公需要查阅学生档案的，学生档案管理人员必须查看其单位介绍信、身份证等有效证件，并由学生档案保管部门负责人同意后方能阅档；
5.查阅学生档案，不得随意拆散、折叠、损坏、圈划、涂改。未经学生档案保管部门同意不得任意摘录、复制、拍照等。
第二十六条 遗失档案有关材料的补办。
1.档案室提供毕业生录取花名册、成绩单、学籍管理登记表等材料复印件并加盖公章；
2.毕业生原所在学院协助办理高等学校毕业生登记表、奖惩及党、团员证明等材料。
3.材料收集齐全后，由毕业生原所在学院对档案进行密封并加盖学院公章。
第八章 责任与处罚
第二十七条 在校学生档案的收集和归档由各二级学院负责。如果毕业生档案存在错装、漏装等情况，则由毕业生所在学院负责重新整理后再次邮寄或移交。如果学生档案出现丢失情况，则由学生档案管理人员根据学生在校期间的记录，认真补办。
第二十八条 形成学生档案材料的部门，要于规定时间内将有关材料整理完毕后，移送至档案室归档。学生档案管理员若发现有关部门送交归档的材料不符合归档要求时，应及时通知形成材料的部门进行补送或补办，形成学生档案材料的部门有责任按规定认真办理。
第二十九条 违反档案管理规定，损毁、遗失、擅自销毁学生档案造成档案不全的；涂改、伪造学生档案的；擅自对外公开学生档案的以及档案管理人员玩忽职守造成档案缺失的行为，视情节轻重追究有关当事人的相应责任。
第九章 附 则
第三十条 本办法适用于在校接受普通高等学历教育的全日制专科学生。
第三十一条 本办法自发布之日起执行，由学生处负责解释。