为增强学生违纪处分过程的教育功能，实现学生违纪处分的动态预警，学生违纪行为调查结束后，系部应写出学生违纪错误事实综合材料，签署经办人的姓名并加盖经办单位的公章，学生违纪的错误事实综合材料应与本人见面并完备签字手续。如学生对错误事实有异议，允许申辩并写出书面意见，调查组应认真进行复查，复查结果应写出书面结论，并再次与学生本人见面，完备签字手续。对违纪事实清楚、证据确凿而拒不承认或拒绝签字者，调查组可以做出认定结论并写明学生拒绝签字的文字说明。
在对学生做出处分之前，由学生所在系部告知学生本人受处分的错误事实、处分依据和处分类别，并充分听取学生或其代理人的陈述和申辩，学生本人应在处分告知登记表上签字，系部完备手续后，报学生处。对拒绝签字者，系部要写出已经告知学生本人的工作情况。
系部上报学生违纪处分材料应包括以下内容：
（一）对学生处分的报告书；
（二）处分前的告知登记表；
（三）学生阅违纪错误事实综合材料登记表；
（四）学生违纪错误事实综合材料及调查的相应附件材料；
（五）学生书面认识材料；
（六）系部与学生的谈话记录；
（七）系部与违纪学生家长谈话或联系记录；
（八）其他需要提供的材料。
违纪学生的处分决定书，由学校统一编号发文。处分决定书应当包括处分和处分事实、理由及依据，并告知学生可以提出申诉及申诉的期限。留校察看处分决定书还应当载明留校察看的起止日期。  
所有处分决定书由系部送交学生本人，并在送交登记表上签名。送交登记表完善手续后返回学生处归入文书档案。处分决定书无法送交学生本人的，可以采用公告送达、留置送达、邮寄送达等方式送达。
处分决定生效日为学生本人接到处分决定书之日或公告期满之日，或留置、邮寄送达之日。公告期为15个工作日。